Hvordan skrive et avslag til betalingsbrev

Hvis du befinner deg i en tvist med et firma eller en tjenesteleverandør og ikke føler at du må betale regningen, er det viktig å la den andre parten vite hvorfor. Skrive et brev får alt på posten og unngår forvirringen som en telefonsamtale kan opprette hvis problemet senere kommer opp i retten. Vær klar, profesjonell og konsis i avslaget på å betale, og redegjør for hva problemet er og hvorfor du tar denne handlingen.

La det fornærmende selskapet vite hvorfor du ikke planlegger å betale din bill.credit: Monkey Business Images / Monkey Business / Getty Images

Skritt

Formater dokumentet som et forretningsbrev, adressert til bedriftseier, kontoadministrator eller den aktuelle avdelingen du har en tvist med. Sørg for at mottakeren har muligheten til å gjøre noe med situasjonen - det er sløsing med tid til å sende dette til noen uten myndighet til å kansellere regningen selv om hun ville.

Skritt

Beskriv transaksjonen i spørsmålet. Vær spesifikk om tid og dato, personellene du samhandlet med og arten av avtalen. For eksempel kan du merke at "På ettermiddagen 21. mai sjekket jeg inn på hotellet ditt på 300 Main Street-beliggenheten. Toby, agenten som tok min reservasjon, forsikret meg om at mens byggingen fant sted i anlegget, var rommet mitt var egnet for belegg."

Skritt

Oppgi det spesifikke problemet som ligger bak din nektelse å betale for det avtalte produktet eller tjenesten. Detaljet hvordan det du mottok klarte ikke å matche avtalte forventninger. Hvis produktet du bestilte var misrepresentert av selgeren og ikke hadde funksjonaliteten du trengte, for eksempel, ta med den informasjonen. Hvis et hotell annonserte seg som et femstjerners anlegg bare for å ha et lekkende tak i stedet for en vannsklie, oppgi det i brevet.

Skritt

Legg merke til alle anstrengelser du allerede har gjort for å løse situasjonen. Igjen, bestemte detaljer er nyttige. Å si "Jeg ringte et dusin ganger" kan virke som en overdrivelse, men å kalle datoene og tider av samtalene gir en mer overbevisende rekord.

Skritt

Ta med din historie med det aktuelle firmaet. Ikke bruk tre sider som beskriver hver transaksjon, men en setning eller to som omhandler ditt historiske forhold kan være nyttig. Hvis du har vært kunde i årevis, er det ekstra troverdighet for forespørselen din.

Skritt

Lukk ved å gjenta at du ikke betaler det aktuelle beløpet, og be om bekreftelse på at elementene er fjernet fra kontoen din. Be om bekreftelse av dette skriftlig.