Slik arkiverer du kundeserviceklager

Når du ikke får den tjenesten du ønsker eller forventer fra et selskap, kan det hende du må sende inn en kundeserviceklager. Noen ganger er dette din eneste måte å løse et problem på. Hvis du har snakket med selskapets representanter, kasserere, korrespondenter og veiledere til ingen nytte, kan det hende at problemet blir korrigert på en rask måte ved å sende inn en formell klage. Når du er klar til å sende inn en klage, må du kanskje samle litt informasjon og følge de riktige trinnene og prosedyrene. Ulike selskaper har forskjellige prosedyrer for innlevering av klager.

Noen ganger kan det hende at klage er den eneste måten å løse problemet på

Skritt

Ring firmaet du sender inn klagen mot og be dem om prosedyren for å sende inn en kundeserviceklager. Noen selskaper tillater deg å sende inn en klage på nettet, og andre selskaper vil at du skal legge inn klagen din skriftlig. Følg instruksjonene til brevet. Hvis kundeserviceklagen din må skrives, få den riktige adressen til avdelingen hvor den skal gå. Finn ut om brevet ditt skal adresseres til noen spesifikt eller bare en avdeling.

Skritt

Samle all informasjonen din. Du kan trenge navnet på personen du snakket med, dersom han eller hun var årsaken til klagen din. Få navn på alle du snakket med, inkludert veiledere. Skriv ned navnet på avdelingen samt telefonnummeret til avdelingen. Hvis du kjenner datoene og tider du snakket med enkeltpersoner, inkludere dem i dokumentet ditt. Noen ganger kan du tilbringe flere dager med å snakke med forskjellige personer som prøver å få et serviceanrop løst. Skriv ned eventuelle andre detaljer du kan tenke på angående kundeserviceklagen din.

Skritt

Skriv ditt brev. Når du skriver brevet, sørg for at du ikke legger ut noen informasjon. Skriv ned ordren der ting skjedde og ordren du snakket med enkelte personer. Du må også forklare i detalj hva klagen handler om. Gi så mye detaljer som mulig. Inkluder trinnene du tok for å løse problemet. Forklar hvorfor selskapet bør ta de nødvendige skritt for å rette opp situasjonen. La selskapet vite at du vil forvente å høre fra dem i nær fremtid.

Skritt

Send ditt brev. Inkluder med brevet eventuelle fotokopier av dokumenter som vil hjelpe din sak. Oppbevar en kopi av brevet til dine opptegnelser. Selskapet bør komme tilbake med deg i rimelig tid. Gi dem 10 til 15 dager å svare. Du vil kanskje sende en kopi av brevet til alle du snakket med, eller i det minste veilederen i den aktuelle avdelingen.

Skritt

Følg opp med riktig byrå. Hvis du finner ut at du ikke kan løse problemet ditt, må du kanskje kontakte Federal Trade Commission (FTC), Better Business Bureau, et kredittrapporteringsbyrå eller til og med advokatkontorets kontor. De vil også ha egne prosedyrer for registrering av klager.