Hvordan organisere og fildokumenter

Organiseringen av dokumentene dine vil ikke bare holde viktige filer for hånden, men vil også beskytte dem hvis de er lagret riktig. Ingen liker følelsen av å snuble gjennom dokumenter, kaster papir rundt fordi yoy ikke finner den viktige kontoutskriften. Når du har organisert og arkivert dokumentene dine, er det raskt og enkelt å finne viktige filer.

Organiser og arkiver dokumentene dine.

Skritt

Beregn antall filmapper, bindemidler og faner som du trenger. Dette avhenger av hvor mange forskjellige filingskategorier du har. Det er best å kjøpe disse forsyningene etter at du har opprettet filingskategoriene dine slik at du vet nøyaktig hvor mange mapper du trenger.

Skritt

Oppgi et gulvrom eller et stort bord for å lage haugene i alle dokumentene dine. Organiseringen av dokumentene er en prosess, og du vil derfor angi et område der du kan lage haugene av de sorterte dokumentene dine, og la dem sorteres der hvis du ikke er ferdig med en gang. Avhengig av hvor mange dokumenter du har, kan dette ta deg en hel helg, eller enda bedre, bruke minst 10 til 30 minutter per dag for å organisere og lagre dokumentene dine.

Skritt

Organiser dokumentene dine i hauger, skilt i navnekategorier. For eksempel vannregninger i en haug og kontoutskrifter i en annen (separate hauger for hver bank).

Skritt

Lag en liste over de forskjellige navngitte kategoriene (firmaer eller dokumentnavn) som du en gang har lagt inn alle dine dokumenter i separate hauger. For eksempel: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, Studentlån, etc. Alfabetiser listen. Hvis alle dokumentene dine er lagret i et arkivskap i alfabetisk rekkefølge, vil det gjøre det lettere for deg å finne dokumentene dine.

Skritt

Skriv hver av kategorinavnene dine på fanen i filmappen eller på et eget papir med faner som du skiller og legg inn i kategorien Hengende Filmappe.

Skritt

Legg alle filmappene i arkivskapet i alfabetisk rekkefølge. Begynn å arkivere dokumenthullene dine. Når du legger inn dokumenter i sine riktige mapper, organisere dokumentene i kronologisk rekkefølge med de nyeste på toppen. Sjekk med statlige og føderale lover når det gjelder å finne ut hvor lenge du skal beholde visse viktige dokumenter. Noen dokumenter, for eksempel IRA-bidrag, må holdes permanent.

Skritt

Hold sikkerhetskopiering av viktige dokumenter - eller hvis du bare vil ha årets dokumenter tilgjengelig (for eksempel i skattemessig form) - ved å lage bindemidler til filkopier av dokumentene dine. Avhengig av mengden dokumenter du har ha, skille dokumenter inn i kategorier, for eksempel bankdokumenter, regninger og investeringer. Ikke glem å merke tabulatorene dine slik at alt i bindemiddelet ditt er lett tilgjengelig. Sett en liste over kategoriene for kategorien i fronten av bindemiddelet ditt. Du kan også skanne alle viktige dokumenter og beholde elektroniske kopier som sikkerhetskopier.