Innholdsfortegnelse:
Internal Revenue Service tillater en rekke forskjellige kjørelønn refusjonsplaner. Arbeidsgivere kan refundere faktiske kjøretøyutgifter, bruke IRS standard kjørelengde eller ikke refundere utgifter i det hele tatt. For å være en gyldig utgift må virksomheten holde bevis på utgiften og kontrollere at milene ble drevet for forretningsformål.
Grunnleggende tilbakebetaling av kjørelengde
IRS tillater bedrifter å refundere ansatte og andre selskapsrepresentanter for forretningsreiser. Hvis virksomheten følger IRS retningslinjer, er refusjon som en kostnad for selskapet og en ikke-betalbar betaling for den ansatte. For å være en gyldig utgift, må selskapet opprettholde oversikt over utgiften og verifisere at den ble brukt til arbeid. For å være en ikke-betalbar betaling til arbeidstakeren, må arbeidstakeren rapportere utgiftene i tide og returnere eventuelle overskytende godtgjørelser hun mottar.
IRS Standard Kjørelengde
Den enkleste kilometertilskuddsmetoden for en bedrift er IRS standard kjørelengde. Under denne planen må arbeidstaker og arbeidsgiver bare holde styr på miles som er drevet for virksomheten, i stedet for å dokumentere faktiske utgifter. Denne prisen oppdateres jevnlig av IRS for å reflektere gjennomsnittlig gass-, vedlikeholds-, reparasjons-, forsikrings-, lisens-, registrerings- og avskrivningskostnader påløpt pr.
Faktiske kostnader
I stedet for å refundere ved standard kjørelengde, kan en bedrift velge å tilbakebetale faktiske kjøretøyutgifter påløpt. Dette er mer detaljintensivt sammenlignet med IRS standard kjørelengde, men kan resultere i høyere refusjon hvis medarbeider kjører en luksusbil eller kjøper dyr forsikring. Under denne metoden beregner medarbeider den totale mengden gass, bilvedlikehold, bilreparasjoner, avskrivninger, lisensavgifter, registreringsavgifter og bilforsikringsutgifter for året. Deretter prorierer han utgiften basert på mengden miles kjørt for virksomheten. For eksempel, si at en ansatt kjørte bilen sin totalt 10.000 miles i løpet av året, og 5000 av disse milene var for virksomheten. Hvis han påløper totalt $ 10.000 i kjøretøyutgifter i løpet av året, kan arbeidsgiveren refundere ham til $ 5000 så lenge han kan dokumentere utgiftene.
Andre metoder
IRS tillater bedrifter å tilbakebetale kjørelengdekostnadene uansett hvordan de velger, så lenge de beholder dokumentasjon. Noen arbeidsgivere kan velge å bare refundere den faktiske mengden gass kjøpt på forretningsreiser. Andre kan ikke velge å tilbakebetale kjørelengdeutgifter i det hele tatt. Hvis en arbeidsgiver bare refunderer en del av kjørelengdeutgifter, eller ingen kjørelengde bekostning i det hele tatt, kan medarbeider avskrive den ikke-refunderte delen som et spesifisert fradrag på skjema 2106, ansattes forretningsutgifter.