Innholdsfortegnelse:
En huseierforening (HOA) er en organisasjon som er ansvarlig for generell opprettholdelse og vedlikehold av fellesarealer i en boligdeler. HOA kan drives av et forvaltningsfirma eller eiendomsutvikleren, men blir vanligvis overført til beboerne når utviklingen er fullført. En HOA er nødvendig for å beholde regnskapsbøker som nøyaktig reflekterer innsamlede avgifter, hvilke typer utgifter som påløper, viser reserver for spesielle prosjekter og ulike andre gjenstander. Et grunnleggende regnskapssystem kan implementeres uten for mye problemer.
Skritt
Kjøpregnskapsprogramvare skreddersydd for en HOA hvis du ikke allerede eier programvare. Du trenger ikke å bruke spesifikk HOA-programvare hvis du allerede eier annen regnskapsmessig programvare. Condo Manager og TOPS er programvareleverandører som spesialiserer seg på HOA regnskapsbehov, mens Quickbooks er generell finansiell programvare som kan brukes til å møte grunnleggende HOA regnskapskrav. Fullfør opplæringen og les håndbøkene som leveres med programvaren du kjøper for å forstå hvordan du konfigurerer HOA i systemet.
Skritt
Sørg for at du har en solid forståelse av HOAs regnskapskrav. California Association of Homeowner's Foreninger er en god ressurs for å lære mer om de grunnleggende HOA-kravene.
Skritt
Opprett en konsekvent navnekonvensjon for kontonumrene dine før du begynner å skrive inn dem. For eksempel kan du bestemme at alle aktivakontoer starter med tallet "1," ansvarskonto "2," inntektsregnskap "3," kostnadsregnskap "4" og egenkapitalkontoer "5."
Skritt
Opprett kontoene du vil bruke i programvaresystemet. De grunnleggende eiendelen kontoene du trenger er kontanter, sjekker, kundefordringer, utsatt utgifter og faste eiendeler. For ansvarskontoene må du ha kontoer som kan betales, utsatt inntekt og lån. Inntektsregnskapet vil inkludere inntekter og renteinntekter. Kontoer for de fleste utgifter vil være Utilities, Forsikring, Vedlikehold, Varetegning, Renter, Gebyrer, Skatter og Reserve Utgifter. Endelig vil beholdningsposter og reserver inneholde egenkapitalregnskapet. Hver HOA har spesifikke behov, men denne listen over kontoer gir et solid grunnlag for å begynne å inngå transaksjoner og kan oppnås ved hjelp av noen HOA eller generisk finansiell regnskapsprogramvare.
Skritt
Åpne åpningsbalansen i ditt nye programvare system. Denne oppføringen er gjort før du gjør standard, daglige oppføringer fremover. Denne oppføringen må ikke inneholde noen inntekts- eller kostnadsregnskap. For eksempel, hvis HOA har $ 1000 i banken fra tidligere boligeieravgifter, vil oppføringen bare være en debet til å sjekke for $ 1000 og en kreditt til beholdt inntekt for $ 1000. På dette tidspunktet har du en åpningsbalanse og er klar til å flytte fremoveropptak daglig aktivitet.
Skritt
Oppgi budsjettnumrene dine for hver inntekts- og utgiftskonto. Metoden for å opprette budsjettnumrene vil avhenge av hvilken programvare du bruker. Budsjettering krever vanligvis å opprette en separat hovedbok fra den du bruker til å registrere HOAs daglige aktivitet. Les den respektive delen av programvarehåndboken for å forstå detaljene angående opprettelsen av budsjetter i ditt programvaresystem.
Skritt
Lær å kjøre de grunnleggende rapportene som leveres med programvaren din. De mest grunnleggende rapportene er balanse, resultatregnskap, kontantstrømoppstilling og budsjett vs faktisk. Disse bør leveres med hvilken som helst økonomisk programvare du bruker.