Innholdsfortegnelse:
Kanskje ønsker organisasjonen å utvikle et teambyggingsprogram eller et årlig veldedighetsprogram. Uansett begivenheten koster slike aktiviteter penger. En viktig vurdering i hvorvidt et program kan gå fra et grovt forslag til virkeligheten, er kostnaden. For å vurdere kostnader, utarbeider bedrifter et programbudsjett.
Identifikasjon
Formatet på et budsjett varierer avhengig av selskapet, men standardbudsjettene inneholder en skriftlig rapport som beskriver og begrunner kostnader. Et budsjett inneholder også et regneark som fremhever de kvantitative aspektene av budsjettet, hovedsakelig kostnader. Slike utgifter inkluderer faste og variable kostnader. Robert Carbaugh forklarer i boka "Contemporary Economics" hvor faste kostnader angår opptjente kostnader uansett mengde eller volum produsert. Eksempler inkluderer administrasjonslønn, leie- eller arenaavgifter og maskiner. Variable kostnader, derimot, justerer basert på produksjon eller bruk; Materialer og innganger er typer variable kostnader. Beregning av totalverdien av disse utgiftene gir den totale programkostnaden.
Egenskaper
Funksjoner i et programbudsjett inkluderer en skriftlig oversikt over hvordan kostnadene tildeles, mulige årsaker til svingninger i forventede kostnader og hvordan dekker utgiftene. Rapportoversikten rettferdiggjør hvert av de oppførte kjøpene og tilbyr noen ganger løsninger for å redusere kostnadene ved prosjektet. I noen tilfeller er en funksjon i et programbudsjett oppført på måter å dekke utgiftene på, blant annet innsamling av midler eller videreføring av ressurser fra en del av organisasjonen til prosjektet.
John Mutz, forfatter av "Fundraising for Dummies," forklarer hvordan programbudsjettene bør gjenspeile hvordan virksomheten har planlagt for kostnadene. Den forventede kostnadsdelen av budsjettet som er detaljert i regnearket, skisserer elementene som er nødvendige for programmets gjennomføring. Regnearket indikerer også totalprisen, som vanligvis er kryssreferert gjennom rapporten.
Betydning
Et programbudsjett hjelper bedrifter å forstå og aktualisere kostnadene. I enkelte tilfeller kan beregning av kostnader belyses at selskapet ikke har råd til det gitte programmet; Hvis dette skjer, sparer virksomheten verdifulle ressurser ved ikke å utvikle et program det ikke har råd til. Eller budsjettet illustrerer måter virksomheten kan endre sine opprinnelige planer på noe mer kostnadseffektivt. Noen bedrifter bruker et programbudsjett som et forslag: I disse tilfellene kan virksomheten som aksepterer bud fra ulike selskaper vurdere det mest effektive og rimelige valget som tilbys av leverandørene. Et budsjett gir også en følelse av ansvar for de som har ansvaret for kjøp av prosjektet. Ledelsen kan bruke informasjonen som er skissert i budsjettet for å skape retningslinjer og forventninger om kostnadene.
Advarsel
Før noteringskostnader bør budsjettanalytikere samle informasjon fra flere kilder angående priser. Selskapet bør avgjøre hvilket produkt som skal kjøpes for programmet bare etter å ha konsultert mange priser. På dette tidspunktet bør selskapet forplikte seg til å kjøpe produktet eller bruke tjenesten. Ved å bruke rene estimater blir budsjetter upålitelige og ubegrunnede.