Hva dekker tilbakebetaling av kilometer?

Arbeidsgivere som ber ansatte om å bruke egne biler til jobben, betaler en kilometeravgift. Årsaken er enkel. Arbeidsgivere kan bedre rekruttere og beholde kvalitetsansatte ved å kompensere dem for kostnaden av arbeidsrelatert kjøring. Tilbakebetaling av kjørelengde dekker utgifter knyttet til kjøretøy som varebiler, varebiler og SUVer.

Tilbakebetaling av kjørelengde dekker kun utgifter for jobben. Kreditt: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS Standard Priser

Hvert år fastsetter Internal Revenue Service en standard rate for forretningsbruk av kjøretøy. For eksempel, i 2015 var frekvensen 57,5 ​​cent per kilometer. Refusjonsrenten brukes til å finne skattemessig avskrivning når arbeidsrelatert reise ikke refunderes. Standard forretningsprisen dekker kostnadene ved å drive et gjennomsnittlig kjøretøy, inkludert bensin, vedlikehold og reparasjoner, forsikring og avskrivninger.

Ikke-kommersiell kjørelengde

Noen refusjoner gjelder for kjøring uten kjøring, men kvalifiserer fortsatt for skattesvikt. Reise for flytte eller medisinske grunner kan trekkes fra eller refunderes ved 23 cent per kilometer fra 2015. Rattet for kjøring når du utfører veldedige aktiviteter er fastsatt ved lov ved 14 cent per kilometer.

Tillatte kjørelengde

HR Hero sier at tre kriterier må oppfylles for tilbakebetaling av kjørelengde for å kvalifisere som en forretningsomkostning. Først kan refusjon bare betales for reise direkte relatert til arbeid. Pendling mellom hjemmet ditt og din normale arbeidsplass er ikke kvalifisert reise. For det andre må ansatte dokumentere arbeidsrelatert kjøring. Endelig må en ansatt returnere eventuelle overbetalte beløp. Arbeidsgivere inkluderer ikke kvalifiserte kjørelønn refusjoner som inntekt, så det er helt skattefritt for den ansatte. En arbeidsgiver kan skrive beløpet av som en forretningsomkostning.

Registrering for refusjon

Ansatte holder vanligvis en kjørelengde logg for å dokumentere sin arbeidsrelaterte kjøring. Det starter med den første dagen i året bilen brukes til forretninger og slutter med kilometertelleringen den siste dagen. Hver oppføring må angi datoen, forretningsårsaken til kjørelengde og hvor du går. Start- og sluttmålerens målinger må registreres. Arbeidsgivere bruker denne informasjonen til å beregne tilbakebetaling av kjørelengde ved å multiplisere miles drevet av IRS standardprisen.

Faktisk kostnader

Arbeidsgivere bruker vanligvis ikke faktiske kjøretøyutgifter på grunn av rekordkravene. Imidlertid kan ansatte bruke faktiske utgifter dersom de overstiger refusjonsbeløpet. For å bruke faktiske kostnader, må en ansatt beholde en kjørelengde logg og registrerer forsikringsutbetalinger, bensinkjøp, reparasjoner og alle andre kjøretøyutgifter. Når den ansatte bruker faktiske utgifter, kan han ikke bruke standardrenten igjen hvis det påkreves akselerert avskrivning. Kun utgifter i forhold til forretningsbruk av kjøretøyet kan påberopes. For eksempel, hvis 25 prosent av milene kjørt i et år er arbeidsrelaterte, kan 25 prosent av de faktiske kjøretøyutgiftene skrives av.