Hvordan skrive et avbestillingsbrev

Avbestilling av en kjøps- eller tjenestekontrakt, et abonnement eller et skriftlig medlemskap er ikke bare klokt, men det kan også være nødvendig. For eksempel må du sende et skriftlig avbestillingsbrev for en kontrakt som dekkes av Federal Trade Commissions avkjøpsregel. Enten det er obligatorisk eller valgfritt, et godt skrevet forretningsbrev avklarer din hensikt og beskytter dine juridiske rettigheter.

Skriv et avbestillingsbrev ved hjelp av et forretningsbrev format.credit: Karin Dreyer / Blend Images / Getty Images

Bruk et Business Letter Format

Organiser brevet som du ville med enhver bedriftskorrespondanse. Ta med adressen, datoen, en referanselinje og mottakerens adresse over hilsen. Unngå å bruke en generell hilsen som "Til hvem det kan bekymre seg." Hvis du ikke har et navn, kan du ringe firmaet eller referere avdelingen med en hilsen som "Kjære kundeforholdsforvalter". Merk i brevet at du inkluderer støtte dokumentasjon ved å legge til en kabinettlinje like under lukkingen der du oppgir navnet på hvert dokument du sender med brevet. Bruk en stavekontroll og korrekturles brevet for å sikre at det er korrekt og feilfritt.

Hold deg til fakta

Vær høflig, men fast når du gjør en avbestillingsforespørsel. Selv om du kan gi en grunn, sier FTC at dette aldri er et krav for avbestilling. Hvis du gir en grunn, må du ikke kritisere eller fornærme selskapet. I stedet vedta en objektiv og profesjonell tone og holde fast ved fakta. Ta med handlinger du forventer at selskapet skal ta etter at du har mottatt brevet, for eksempel å avbryte automatiske månedlige bank- eller kredittbetalinger. For eksempel, gjør en forespørsel som "Dette brevet er å varsle deg om at jeg kansellerer kontrakten min 20. januar 2015. Jeg forventer at du ikke vil betale mer på kredittkortet mitt."

Forespørsel om nødvendig informasjon

Inkluder all informasjon som et konto eller filnummer som firmaet kanskje trenger for å identifisere deg eller din konto. Legg inn en sjekk for full betaling hvis du har en enestående saldo. Hvis avbestillingen i stedet vil resultere i tilbakebetaling, oppgi at du forventer tilbakebetaling innen en viss tid og angi beløpet. Ellers inkluderer du en uttalelse som "Jeg forventer full refusjon innen 30 dager." Pass på at du også ber om en skriftlig avbestillingsbekreftelse ved returpost.

Inkluder støtte dokumentasjon

Beskytt dine juridiske rettigheter med dokumentasjon som bekrefter kjøpet og din rett til å avbryte. For eksempel, ta med en kopi av kontrakten der du markerer din rett til å kansellere og kvittering eller en kopi av en innbetalt sjekk. Som en endelig beskyttelse, anbefaler FTC å sende et avbestillingsbrev via sertifisert post med returkvittering.