Ingenting ødelegger produktiviteten din for dagen raskere enn et møte. Selv de mest nødvendige innsjekkingene kan bli til mind-numbing slogs. Det trenger ikke å være slik - og vi har dataene til å bevise det.
Forskere i Nebraska og South Carolina har nettopp lansert en studie som kammer gjennom nesten 200 andre vitenskapelige studier på arbeidsplassmøter. De lette etter de mest nyttige måtene å strukturere møter før, under og etter at de finner sted. Alle som noen gang har blitt frustrert av en uendelig statusrapport, vil trolig hylle deres endelige konklusjoner.
"Ledere kan være mer organisert, starte på tid, og oppmuntre til et trygt delingsmiljø," sa medforfatter Joseph Allen i en pressemelding. "Deltakere kan komme forberedt, være i tide og delta."
Det er ikke lite å gjøre møter bedre for alle involverte. En studie fant at vanlige ansatte tilbringer omtrent seks timer hver uke i møter, mens ledere kan sittende fast med gjennomsnittlig 23 timer hver uke. Ingen av forskernes råd er radikalt eller vanskelig; det innebærer bare å respektere alles tid.
Før møtet: Vurder nåværende behov, sirkulere en agenda og inviter de riktige personene.
Under møtet: Oppmuntre til bidrag, gi rom for humor, omdirigere, klage og hold diskusjoner fokusert.
Etter møtet: Del minutter, søk tilbakemelding og se fremover.
Les mer for en mer detaljert forklaring av hver forbedringside. Og hvis du ønsker å kjøre en diagnose av dine egne møter, foreslår forskergruppen å tape en, enten bare med video eller lyd. Det kan være ubehagelig, men det er ikke verre enn et annet forebyggende forferdelig møte.