Innholdsfortegnelse:
Formålet med en møte dagsorden er å sikre at deltakerne har en ide om hvor diskusjonen ledes. Det gir også en tidsramme slik at alle involverte vet når møtet vil pakke opp. Opprett en hurtigmøter med dagsorden i riktig format, slik at alt du trenger å gjøre er å oppdatere det for hver økt.
Listeformat
Når du skriver en møteagenda, må du formatere den i en numerisk og alfabetisk liste i rekkefølge av hendelser. Standardformatet har ordet "Agenda" øverst på siden. Under «agenda» skriver du navn, dato og klokkeslett for møtet. Hvert hovedelement på dagsordenen fortsetter med et tall eller romertal som følger: "I. Innledning, II. Korrespondanse." Under hver hovedkategori legger du til mer detaljerte beskrivelser foran et bokstav i alfabetisk rekkefølge. Her er et eksempel: "a. Generell introduksjon, b. Introduksjon av nye medlemmer." Fortsett denne sekvensen for alle agendaelementer og beskrivelser.
Outline
Den grunnleggende oversikten for en møteagenda er først introduksjonen, etterfulgt av protokollen fra forrige møte (begrunnelse og godkjenning), rapporter, ny virksomhet, diskusjonsartikler (i rekkefølge av betydning) og avslutning. Dette er en grunnleggende retningslinje for en agenda - selvfølgelig kan du legge til egne elementer i den rekkefølgen du foretrekker.
Tidsrammer
Du bør også inkludere tidsrammer for hvert element på agendaen din. Bruk tidsblokker i minutter eller timer ved hjelp av realistiske estimater. Møtets parlamentariker (vanligvis en sekretær eller leder) kan da bruke disse retningslinjene for å holde møtet på sporet. Så, for eksempel, kan du legge til "3 minutter" ved siden av introduksjonslinjeposten og "15 minutter" under hvert element opp for diskusjon.
Arbeidsoppgaver
I tillegg til møttidestimatene, inkluderer også navnet på personen som er ansvarlig for å lede hver diskusjon. Hvis du eller lederen er den eneste personen som planlegger å gjennomføre møtet, er dette unødvendig. Men hvis du har forskjellige lagmedlemmer tilordnet hver oppgave på dagsordenen, ta med navnene. For eksempel, hvis en sekretær gir protokollen, skal du legge til navnet sitt ved siden av det aktuelle elementet på listen.