Slik styrer du et Condominium Association

Å være ansvarlig for et condominium forening er ingen enkel oppgave. Som administrerende person eller firma er du generelt ansvarlig for vedlikehold av bygninger, bassenger og andre fellesarealer. Du må også håndheve reglene om hva villaeiere kan gjøre med eiendommen deres, og dette kan føre til mye kontrovers. Boligeiere betaler alt fra $ 100 til $ 10 000 i året for å leve i et forvaltet samfunn, ifølge CNNMoney.com, og dette skaper et enormt press på foreningen for å være økonomisk ansvarlig, oppfyller vedlikeholds- og renslighetstandarder og forbedrer den samlede verdien av boenheter.

Effektiv villaforvaltning begynner med strategisk planlegging.

Skritt

Identifiser de viktigste operasjonene som du vil være ansvarlig for. Ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare dokumenterer du condominiumsforeningens områder av forpliktelser. Disse kan omfatte: vedlikehold av bygninger, landskapsarbeid, bassenger, rekreasjonsrom og andre offentlige fellesfasiliteter; søppel pickup; nødopprydding, for eksempel snø eller is, og byggesikkerhet. Legg merke til andre områder av ledelsen, for eksempel å håndheve samfunnsregler for villaeiere, svare på klager, holde ordinære foreningsmøter og samle månedlige eller årlige avgifter.

Det forventes rask tiltak for beredskapstjenester.

Bestem mannskapet som trengs for å betjene anlegget. Bygg relasjoner med lokale leverandører for å gi vedlikeholdstjenestene. Vær forberedt på å ansette råd hvis det skulle oppstå rettslige skritt.

Et effektivt budsjett bidrar til å holde utgifter på linjen.

Planlegg årlig budsjett nøye. Opprett en mal i et regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel. Begynn med det største reparasjonsnivået - for eksempel takutskiftninger - da tilordne passende for rengjøringstjenester, asfaltutskifting, landskapsarbeid, skadedyrskontroll, oppvarming og klimaanlegg, utvendig maleri og mer. Undersøk alle enheter for å finne ut hva som trengs, og la reserver stå for naturkatastrofer.

Oppretthold vedlikehold for å berike leilighetsverdien.

Dokument et sett med reparasjons- og vedlikeholdsstandarder. Dette er avgjørende for planlegging for langsiktig vedlikehold av typiske bygningsoperasjoner. Tenk på hva som utgjør "rent". Sett en standard for det du anser nødvendig for planlegging av skadedyrskontroll, oppvarming / klimaanlegg og annet regelmessig vedlikehold. Ved å avgjøre om det er nødvendig med visse reparasjoner, reduserer du sjansen for at du overskrider budsjettet. Også dette lar deg fokusere på de nødvendige operasjonene som trengs for å lede samfunnet.

Skritt

Vær så diplomatisk som mulig med huseiere. Tvister over foreningsregler kan raskt føre til lovlige slag. Foreningsmøter er åpne fora for villaeiere å løse problemer. Når klager blir reist personlig eller skriftlig, må du svare på en effektiv og respektfull måte.

Vær økonomisk ansvarlig ved å holde oversikt over alt.

Dokumentasjon og evaluering av alle operasjoner med jevne mellomrom. En årsresultatvurdering av budsjettet og driften din hjelper deg med å finne ut hva som har virket, og om du må endre tilnærming neste år. Oppbevar alle vedlikeholdskvitteringer, juridiske kontrakter, forsikringsinformasjon og økonomiske poster sammen i et organisert arkiveringssystem for fremtidig referanse.