Innholdsfortegnelse:
Lurer på hvor lenge å beholde dokumenter? Først avgjøre hva dokumentet er. For eksempel, hvis et dokument inneholder monetær informasjon, for eksempel lønnstenger eller låneopplysninger, vil disse kategoriseres under finansielle dokumenter. De fleste finansielle dokumenter lagres i løpet av året og holdes på for en årrekke for senere finansiell revisjon, om nødvendig. Andre kategorier inkluderer identifikasjon, kontraktsmessig, utdanning og personlig.
Finansdokumenter
Hold inntekt og utgifter, regninger og andre finansielle dokumenter, for eksempel månedlige kontoutskrifter, i inntil et år. Når du arkiverer finansielle poster i skattemessige hensyn, bør du imidlertid holde forretnings- og personlige økonomiske dokumenter, som kvitteringer, i opptil 10 år hvis du blir revidert.
Identifikasjonsdokumenter
Et identifikasjonsdokument er et bevis på individets alder og fødselsnavn, for eksempel fødselsattest eller førerkort. Disse dokumentene skal holdes for livet, relativt ved hånden, på forespørsel fra juridiske myndigheter. Et statsautorisert ikke-førerkort er også en form for dokumentert identifikasjon som må fornyes ved utløpet, som et førerkort.
Kontraktsdokumenter
Avtalefestede dokumenter er skriftlige avtaler mellom en person og en tredjepart for utveksling eller salg av varer eller tjenester. Disse varene eller tjenestene kan være et hus eller en bil, som vil inkludere eventuelle leieavtaler eller eiendomshandlinger, eller garantier på eiendommen som er kjøpt. Under alle omstendigheter har kontraktsdokumentet en bestemt forfallstid eller oppsigelsesdato for dokumentet, som også kan være utpekt dato for å kaste bort dokumentet.
Opplæringsopptak
Lagring av graderte forskningspapirer og lignende i en skoboks eller sammenleggbar mappe kan være til nytte for senere bruk ved arkivering av utdanningsdokumenter per semester. Med semesterets arkiverte arbeid kan en student gjennomgå sitt tidligere arbeid for en midtveis eller endelig, samt bestride endelige karakterer dersom behovet oppstår.
For andre utdanningsdokumenter, som løfte- eller studielån, kan du prøve å arkivere disse dokumentene i den finansielle kategorien. Dette vil hjelpe deg å holde deg oppdatert av økonomiske forpliktelser.
Personlige poster
Personlige dokumenter er dokumenter som et ekteskapsbevis, høyskoleutdanning og medisinske journaler som er sensitive biter som er av betydelig verdi. Disse elementene skal alltid lagres på et trygt sted eller legges bort, da disse elementene vanligvis ikke presenteres i det offentlige. Et sertifikat eller grad kan være innrammet og montert for å bevare det og vises privat hjemme eller på et kontor.