Innholdsfortegnelse:
Et nøye utformet brev er viktig hvis du forventer å motta tilbakebetaling for et stort kjøp som en bil. Din påstand om tilbakebetaling adresserer det grunnleggende problemet med kundeservice. Hvis bilforhandleren verdsetter kundeservice, og du har et legitimt krav til tilbakebetaling, bør det respektere din forespørsel.
Skritt
Kontakt bilforhandleren. Forklar innholdet på ditt anrop og få et kontaktnavn for personen som håndterer kundeserviceproblemer som refusjoner. Informer forhandleren om din intensjon om å kreve tilbakebetaling og hvorfor. Dette plasserer virksomheten på varsel, slik at den er klar over kravet ditt. Bruk takt hvis du føler at det ber om tilbakebetaling kan potensielt bli omstridt. Det siste du vil gjøre er å synke sjansene dine for å motta tilbakebetaling på grunn av dårlig oppførsel.
Skritt
Bruk et forretningsformat for å lage overskriften til brevet. I et bedriftsformat er dette ditt navn, gateadresse og dato øverst på siden. Overskriften skal se slik ut:
Ditt navn Din gateadresse Din by, Stat postnummer Din e-postadresse (hvis du har en) Dato
Skritt
Opprett den indre adressen, som inneholder for- og etternavnet til personen du skriver. Innvendig adresse følger samme format som overskriften din:
For- og etternavn for kontaktperson på bilforhandleren deres Gateadresse By, Stat postnummer
Avstand er viktig. Ideelt sett bør det ikke være mer enn to linjeplasser mellom overskriften og innsideadressen.
Skritt
Opprett hilsen, hvor du adresserer personen i brevet. Standard Hilsen er: "Kjære Mr. (Mrs.) Fullt navn:" I motsetning til et vennlig brev, pass på å bruke personens fornavn og etternavn i forretningsbrev, som krever en formell hilsen.
Skritt
Skriv (eller skriv) bokstavets kropp. Det er her du gjør hovedpunktet ditt. Skille brevets kropp i tre deler: begynnelsen, midten og slutten. Innfør deg selv ved å bruke ditt fulle navn og hvorfor du skriver brevet: å be om tilbakebetaling. Ikke innrykk fordi forretningsbrev følger et blokkformat.
Skritt
Adresse hvorfor du fortjener tilbakebetaling i midtdelen av bokstavets kropp. Dette er et overbevisende brev, som er profesjonelt og lidenskapelig. Oppgi grunnen til at du tror du fortjener tilbakebetaling etter introduksjonen. Bare å be om tilbakebetaling uten forklaring vil mest sannsynlig falle på døve ører. Inkluder all relevant informasjon og kopier av støttedokumentasjon som navn på personer du har snakket med og salgskvitteringen din. Avslutt brevets kropp ved å takke kontaktpersonen og inkludere telefonnummeret ditt og den beste tiden for å nå deg.
Skritt
Lukk brevet med "Med vennlig hilsen din", og skriv navnet ditt nederst i brevet. Hvis du skrev brevet, skriver du også ditt fulle navn under signaturen din.