Hvordan skrive passende brev til utleier

Å skrive et passende brev til utleier er ikke mye forskjellig fra å skrive andre typer forretningsbrev. Dine brev skal kommunisere på en sivil og høflig måte, dine bekymringer og dine håpløse beslutninger. Et godt skrevet brev kan gå langt i å løse eventuelle problemer du måtte ha med utleier og kan til og med forbedre forholdet ditt.

Kommunikasjon er et viktig aspekt ved god utleier-leietakerforhold. Credit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Forbered deg på å skrive

Å skrive et viktig brev til noen krever forhåndsarbeid. Dette er spesielt sant hvis du har et antagonistisk forhold til utleier, eller du klager på et seriøst, uoppløst problem. Skriv aldri når du er sint. Vent til du er rolig før du skriver. Hvis du skriver om et problem som er omfattet av leieavtalen eller statens utleier- leietakerlover, bør du vurdere både før du skriver. Brevet ditt vil være mer overbevisende hvis du kan sitere lovbestemmelser eller leieklausuler for å rettferdiggjøre dine forespørsler.

Identifiser deg selv

Sørg for at utleier vet hvem han hører fra ved å inkludere navn og adresse i brevet. Hvis du er i en bygning eller et kompleks som har et navn, bruk det også. Hvis du vil ha et raskt svar fra utleier, ta med ditt telefonnummer og e-postadresse og la utleieren din vite når det er best å ringe deg.

Gi din bedrift klart

Forklar klart formålet med brevet og hvilken handling, hvis noe, vil du at utleier skal ta. Hvis du ber om en reparasjon, oppgi dette i brevet og la utleien din vite når det er bra å planlegge et vedlikeholdsbesøk. Hvis du informerer utleier om at du ikke fornyer leiekontrakten din, skal du forklare dette i de første setningene, og deretter informere utleier om utreisedato og din nye adresse slik at han vet hvor du skal sende innskuddet ditt.

Vær høflig, selv om du klager

Det er lett å bli frustrert med en utleier som ignorerer gjentatte forespørsler om reparasjoner eller nekter å håndtere støyende naboer. Likevel er det viktig å være høflig og rimelig. Din utleier kan se uhøflighet eller sarkasme som begrunnelse for å ignorere brevet eller til og med ikke forny leietiden din. Ta en "bare fakta" tilnærming når du tar opp dine bekymringer og ber om oppløsninger.

Proofread ditt brev og bekreft adressen

Stave- og tegnsettingsfeil skader troverdigheten til brevet. Se gjennom brevet og les det høyt for å sikre at det går bra. Be en venn eller et familiemedlem å lese brevet. Hun kan oppdage feil som du savnet og gi deg tilbakemelding om tydelighet og tone i brevet.

Vurder bruk av sertifisert e-post

Sertifisert post gir deg bevis på sending og bevis på levering eller forsøk på levering. Å ha bevis på kommunikasjonen din kan være nyttig hvis situasjonen eskalerer. Noen steder må du bruke sertifisert post når du sender bestemte typer brev til utleier. For eksempel, i Maryland, har en leietaker rett til å være til stede ved utleierens utreisningsinspeksjon hvis han underretter sin utleier om sin nye adresse via sertifisert post 15 dager før flytting.