Innholdsfortegnelse:
I løpet av en ansattes forhold til en arbeidsgiver kan det bli nødvendig med en omklassifisering av skattestatus. Ofte vil en bedrift ansette arbeidstakere på kontraktbasis. Hvis forholdet blir regelmessig og pågående, kan virksomheten måtte konvertere arbeideren fra en uavhengig entreprenør til en lønnet arbeidstaker. Unnlatelse av å klassifisere en arbeidstaker som en ansatt og å betale obligatorisk lønnsskatt, kan føre til straff for selskapet. Når en konvertering skjer, har både arbeidsgiver og arbeidstaker visse ansvarsområder.
Skritt
Gjennomgå retningslinjene for Internal Revenue Service angående når en arbeidstaker skal behandles som en ansatt i stedet for en uavhengig entreprenør (se Ressurs 1). Identifiser alle entreprenører som jobbet for deg som vil motta en 1099 ved utgangen av skatteåret og må konverteres til en W-2 under de samme retningslinjene.
Skritt
Meld entreprenøren skriftlig om det øyeblikkelige behovet for å konvertere ham til en ansatt og hvilken identifikasjonsinformasjon du trenger for å gjøre denne endringen til virkelighet. Dokument dato og klokkeslett disse postene ble produsert i medarbeiderens fil. Bruk en sertifisert postkvittering med tilstrekkelig porto dersom du sender varselet via overflatepost. Hold kvitteringen stemplet av US Postal Service i dine oppføringer som ditt juridiske "proof of mailing".
Skritt
Sett opp en ny ansattsfil i din ansattes database og opptaks system. Klassifiser entreprenøren som blir konvertert som lønn, lønnsfrit eller timevis ikke fritatt, basert på det involverte arbeidet og ansvarsnivået arbeidstakeren vil ha. Bruk datamaskinen og Internett-tilgangen til å se gjennom de amerikanske arbeidsdirektiver basert på Fair Labor Standards Act (se Ressurs 2).
Skritt
Opprett en lønnsplan i forhold til den type ordinær ansattes klassifisering, vil entreprenøren bli. Etablere utløsere for betaling av overtid etter 40 timers arbeid om uken dersom den nye medarbeider skal være en timebasert medarbeider.
Skritt
Krev den nye medarbeider å fullføre en W-4 skjema som gir individuell informasjon og skattefritak som skal beregnes ved fastsettelse av lønnsskatt. Skriv inn den nye medarbeideren i din ansattes database og tidssystem etter behov.
Skritt
Generer et fullført W-2-skjema for den nye ansatt innen 31. januar for det foregående skatteår, rapportering av lønn, skatter og andre opplysninger som kreves på skjemaet. Send fire eksemplarer til ansatt for ulike krav til innlevering av skatt. Oppbevar en kopi for dine egne forretningsregistre og send en kopi til Internal Revenue Service og statlige eller kommunale skattemyndigheter, hvis det er aktuelt.