Skattemessige konsekvenser av kostnadsrefusjon gjennom lønn

Internal Revenue Service gjør det mulig for arbeidsgivere å refundere ansatte for virksomhetsutgifter på jobben. Under en ansvarlig plan er disse kostnadsrefusjonene skattefrie for den ansatte. Hvis det er en ikke-ansvarlig plan, betraktes betalinger som lønn. Hvis refusjoner utstedes via lønn, betyr det at de er en del av en ikke-kontraktsplan, og den ansatte vil betale skatt på refusjonene.

Man i dress pumpe gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Ansattes forretningsutgifter

Som selskapets representanter har ansatte en tendens til å pådra seg forretningskostnader mens de jobber. Kjøring for å møte en kunde, plukke opp noen kontorrekvisita eller ta en kunde ut til lunsj, er alle forretningskostnader som kan bli refundert av arbeidsgiveren. For å dokumentere og begrunne utgifter, bør ansatte lagre kopier av kvitteringer ved kjøp av virksomheter. IRS gjør det mulig for arbeidsgivere å refundere arbeidstakere innen kilometer for bilreise, slik at ansatte kan holde en detaljert logg over forretningsreiser i stedet for å spare gass kvitteringer.

Ansvarlige og ikke-ansvarlige planer

Når arbeidsgivere refunderer arbeidstakere for arbeidskostnader, gjør de det under enten en ansvarlig plan eller en ikke-ansvarlig plan. En ansvarlig plan er en hvor ansatt gir rettidig dokumentasjon av utgifter og returnerer eventuelle overskytende refusjoner. Arbeidsgiver verifiserer at utgiften har en forretningsforbindelse og beholder kopi av dokumentasjonen. Under en ansvarlig plan er kostnadsutgiftene ikke inntekter. I stedet er det en skattefri refusjon av utgifter til den ansatte.

Utstedende sjekker under en ansvarlig plan

Hvis du har en ansvarlig plan, bør utgiftsgodtgjørelser ikke behandles gjennom lønn. I stedet ber ansatte å periodisk samle dokumentasjon av utgifter og deretter utstede en kostnadsrefusjonskontroll. Disse utbetalinger skal registreres som selskapsutgifter. For eksempel, hvis du kutter en ansatt en kjørelønnssjekk for $ 50, skal $ 50 registreres som kjørelengde. Firmaet ditt vil kunne skrive ut disse utgiftene på selskapets selvangivelse, så behold kopier av kjøreledningsskjemaer og kvitteringer for å underbygge utgiften.

Lønnsprosessering for ikke-ansvarlige planer

Hvis arbeidsgiveren ikke følger reglene for en ansvarlig plan, opererer den under en plan som ikke er ansvarlig. Noen ganger implementerer en arbeidsgiver målrettet en plan for å minimalisere opptak. For eksempel kan et selskap velge å gi ansatte $ 500 hver for å dekke mat og kjørelengde for en årlig forretningsopplæring og ikke kreve kvitteringer. I dette tilfellet er kostnadsrefusjonene faktisk betalt som lønn, og de ansatte vil betale skatt på dem.

Siden disse anses å være lønn, bør utgiftsgodtgjørelser under en ikke-berettiget plan behandles gjennom lønn. På den måten kan arbeidsgiveren holde tilbake føderale, statlige og lønnsskatter. Ved utgangen av året vil kostnadsutbetalinger bli rapportert som lønn i ansattens form W-2.